Οδηγίες για να γράφετε σωστά e-mail...

Αναρτήθηκε από Clopy Paste 28 Φεβρουαρίου 2014


Από την στιγμή που θα πατήσετε το κουμπί «αποστολή», είναι δύσκολο να πάρετε πίσω όσα έχετε γράψει σε ένα email και δύσκολο να γνωρίζετε αν οι λέξεις που χρησιμοποιήσατε θα σας κάνουν καλό ή θα σας βλάψουν.

Η ηλεκτρονική αλληλογραφία είναι σαν να προσπαθεί να επικοινωνήσει κανείς μέσα από ένα ερμητικά κλειστό βάζο: το πρόσωπο στο οποίο απευθύνεται δεν μπορεί να δει τη γλώσσα του σώματός του, να ακούσει τον τόνο της φωνής του και να γνωρίζει την ψυχική κατάσταση, στην οποία βρίσκεται ο άλλος.

Για παράδειγμα, όπως γράφει σε άρθρο του ο Bruce Kasanoff, αν στείλετε email με κενό θέμα ή με ορθογραφικά λάθη, το άτομο στο οποίο απευθύνεστε ενδέχεται να το εκλάβει ως απροσεξία δική σας και να θεωρήσει ότι δεν προσέχετε τις λεπτομέρειες.

Παρακάτω ο Kasanoff αναφέρει μερικά πράγματα που καλό θα ήταν να έχουν υπόψιν όσοι χρησιμοποιούν την ηλεκτρονική αλληλογραφία, προκειμένου να μην στέλνουν «λάθος» μηνύματα στον παραλήπτη τους.

1. Ποτέ μην στέλνετε κείμενα με άσχημο περιεχόμενο. Δεν έχει σημασία αν είστε έξω φρενών ή πόσο δίκιο έχετε. Ποτέ μην στέλνετε email όταν έχετε νεύρα και ποτέ μην εκφράζετε τα νεύρα σας αυτά στο κείμενο. Είναι σαν να ρίχνετε λάδι στη φωτιά. Ή πάρτε τηλέφωνο ή περιμένετε μέχρι να μιλήσετε με το πρόσωπο που σας ενδιαφέρει από κοντά. Πάρτε βαθιές ανάσες και σκεφτείτε πώς πρέπει να χειριστείτε την κατάσταση.

2. Μην ξεχνάτε να γράφετε κάτι σχετικό στο θέμα. Είναι καλύτερα να συνδέεται το email σας με κάποιο τίτλο στο «θέμα». Για παράδειγμα κάτι απλό σαν αυτό: «Σε συνέχεια της προηγούμενης συνομιλίας μας».

Αν δεν έχετε μιλήσει ξανά, μπορείτε να αναφέρετε κάποιες λέξεις κλειδιά, σχετικές με το περιεχόμενο του μηνύματος.

3. Να γνωρίζετε το ύφος του παραλήπτη σας. Όταν θέλετε να πείσετε κάποιον, είναι καλύτερα να του μιλάτε στη «γλώσσα» του. Αναρωτηθείτε ποιό ύφος ταιριάζει καλύτερα στον παραλήπτη του μηνύματός σας και προσαρμόστε τη γραφή σας, χωρίς ωστόσο να ξεφεύγετε πάρα πολύ από το προσωπικό σας ύφος. Να είστε ειλικρινείς, κατανοητοί και περιεκτικοί.

4. Μην μπερδεύετε τον παραλήπτη σας λέγοντας πολλά. Όσα περισσότερα ζητάτε από τον άλλον, τόσο λιγότερα ενδεχομένως να πάρετε. Για παράδειγμα, ορισμένοι κάνουν το λάθος να φορτώνουν τα email τους με πολλές ιδέες και προτάσεις. Αυτό μπερδεύει τον παραλήπτη και ενδεχομένως τον δυσκολεύει να πάρει μια απόφαση ως προς το τί να απαντήσει. Ειδικά όταν έρχεστε σε επαφή με κάποιον για πρώτη φορά.

5.Χρησιμοποιήστε λέξεις στη θέση της γλώσσας του σώματος. Επιλέξτε προσεκτικά λέξεις με τις οποίες θα δώσετε στον αναγνώστη του μηνύματός σας να καταλάβει την ψυχική σας κατάσταση.

Λέγοντας στην αρχή κάτι σαν «χαίρομαι πολύ που μου απαντήσατε» ή κάτι σχετικό, προδιαθέτετε τον άλλον ότι ακολουθούν θετικά πράγματα. Είναι σαν να του χαμογελούσατε αν θα τον βλέπατε από κοντά για πρώτη φορά σε κάποια αίθουσα.

6. Μην ξεχνάτε ακόμη να διπλοτσεκάρετε για ορθογραφικά λάθη, καθώς η απουσία αυτών δείχνει ψύχραιμη αντιμετώπιση και προσεχτική διαχείριση.

Πηγή: techit.gr

Bookmark and Share

0 σχόλια

Δημοσίευση σχολίου

Παρακαλώ, τα σχόλιά σας να μην περιέχουν βωμολοχίες, να μην είναι γραμμένα σε greeklish και με κεφαλαία γράμματα και να μην περιέχουν οποιοδήποτε διαφημιστικό περιεχόμενο. Σε διαφορετική περίπτωση δε θα δημοσιεύονται. Για οποιαδήποτε απορία ανατρέξτε στους όρους χρήσης του ιστολογίου.

Related Posts with Thumbnails

Σας ενδιαφέρουν...

Ιστορικό αναρτήσεων

Εγγραφείτε στο newsletter

Αναγνώστες

Facebook Fans

Twitter Followers

Google+ Fans

networkedBlogs

Linkedin Profile

Κλικ εδώ να δείτε τα Banner Φίλων

trelokouneli ads
Στείλτε μας το Banner σας με e-mail και θα το αναρτήσουμε στα
Banner Φίλων (ακριβώς από πάνω).
Απαραίτητη προϋπόθεση να βάλετε κι εσείς ένα απ’ τα δύο Banner μας στο site σας.
Οι εικόνες θα μετατρέπονται σε 125x125 pixel λόγω χώρου.
Όλα τα Banner ανοίγουν σε νέο παράθυρο.
Banner 125x125
ClopYPastE
Banner 300x140
ClopYPastE

Αναγνώσεις σελίδων

Συνολικές Αναρτήσεις

Συνολικά Σχόλια